Informativa Whistleblowing

Campagnolo S.r.l., consapevole dell’importanza dell’attivazione di adeguati canali di segnalazione al fine di tutelare l’integrità dell’Azienda e garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività aziendali, ha provveduto ad attivare appositi canali di segnalazione aziendali in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

Con la presente Informativa Campagnolo S.r.l. intende promuovere la più ampia diffusione presso tutti i Destinatari di ogni informazione utile sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne.

CHI PUÒ FARE LA SEGNALAZIONE

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo aziendale in qualità di:

  • lavoratori subordinati;
  • lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda;
  • liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;
  • volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Azienda;
  • persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Azienda,

anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fase precontrattuali ovvero durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

QUALI COMPORTAMENTI POSSO ESSERE SEGNALATI

Costituiscono Segnalazioni Rilevanti le segnalazioni aventi ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Azienda di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo e che consistono in:

  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti;  sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato nonché in materia di imposte sulle società.
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea sopra indicati.

Sono escluse dall’ambito delle Segnalazioni Rilevanti le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Sono altresì escluse le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio).

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE

Al fine di garantire un adeguato trattamento, la segnalazione deve essere il più possibile circostanziata al fine di consentire la verifica dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è opportuno siano indicati:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalaione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
  • eventuali documenti allegati;
  • eventuali soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Si ricorda che, al fine di mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di eventuali ritorsioni, è necessario che il Segnalante specifichi che si tratta di segnalazione ai sensi della presente normativa (Legge Whistleblowing).

La Segnalazione Rilevante anonima viene ugualmente processata, per quanto applicabile, dal Gestore del Canale. Qualora il soggetto segnalante, in forma anonima, sia successivamente individuato, si applicano le medesime misure di protezione in caso di ritorsioni.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA                                                                                        

Per consentire la trasmissione di Segnalazioni Rilevanti, l’Azienda sentite le RSU attiva e mantiene aperti i seguenti canali di segnalazione:

  1. Posta ordinaria, indirizzo: Campagnolo Srl, Gestore Canale WBL, via della Chimica, 4 – 36100- Vicenza al fine di garantire la riservatezza, la comunicazione dovrà essere inviata dal segnalante in busta chiusa con esplicita indicazione sulla busta “Segnalazione Whistleblowing ;
  2. linea telefonica dalle ore 9.00 alle ore 12.00 dei soli giorni lavorativi al numero +39. 346  680 4295 con inoltro al Gestore del Canale; al fine di garantire la riservatezza, il segnalante dovrà comunicare che intende effettuare una Segnalazione Whistleblowing;
  3. Il seguente canale informatico: https://campagnolo.integrityline.com/

Nel caso in cui il segnalante chieda un incontro diretto, esso viene fissato dal gestore del canale entro un termine ragionevole e con modalità tali da mantenere la riservatezza.

Campagnolo, nel pieno rispetto del Decreto Whistleblowing, garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione è affidata alla Direzione HR nelle persone e di Chiara Perotto, Maria Pia Zanin, Giovanni Frison (il “Gestore del Canale”).

Per l’adeguato trattamento della segnalazione, potranno essere coinvolti soggetti interni o esterni che non versino in conflitto d’interessi e che saranno comunque vincolati agli obblighi di riservatezza previsti dalla norma.

PROCEDURE DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore del Canale di segnalazione svolge le seguenti attività:

  • rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
  • mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedono a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
  • assicura diligente seguito alle segnalazioni ricevute attivando i soggetti incaricati per la gestione della segnalazione;
  • fornisce un riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

IL CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO (ANAC)

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna utilizzando i canali appositamente predisposti dall’ANAC se, al momento della segnalazione, ricorre una delle seguenti condizioni: il canale aziendale di segnalazione interna non è attivo o, anche se attivato, non è conforme ai sensi del D.lgs. n. 24/2023; la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;  la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Vedasi https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

I dati saranno trattati in conformità a quanto previsto dal GDPR n. 679/2016 e dal D.Lgs. n. 24/2023.

Vedasi Privacy Policy Allegata alla presente.

INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) NR. 2016/679

relativa al trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing)

Ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento Europeo 2016/679 (“GDPR”), si informa che Campagnolo Srl, tratta i dati personali (“Dati”) dei soggetti che segnalano presunte condotte illecite o violazioni di cui sono venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, individuati dall’art. 3, co. 3, del D. Lgs. 24/2023, nonché dei soggetti indicati dall’art. 3, co. 5, del citato Decreto (es. facilitatori) e dei soggetti diversi da quelli sopraindicati i cui dati personali siano contenuti nelle segnalazioni whistleblowing e/o comunque trattati per gestire la segnalazione (es. dati di terzi) (di seguito, tutti i predetti soggetti, solo “Interessati”). Pertanto, nel rispetto del principio di trasparenza si forniscono agli Interessati le seguenti informazioni. La presente informativa non esclude che ulteriori informazioni sul trattamento dei Dati siano fornite con modalità differenti.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO. Il Titolare del trattamento dei Dati è Campagnolo Srl, P.IVA 01270200247, con sede legale in Vicenza (VI), Via  della Chimica  n. 4 (di seguito “Società” o “Titolare”).

Per ogni informazione, dubbio o chiarimento in merito al trattamento dei Dati, nonché per esercitare i diritti che sono riconosciuti agli Interessati dal GDPR, è possibile contattare in qualsiasi momento il Titolare inviando una comunicazione a mezzo Raccomandata A/R alla sede legale della Società o a mezzo e-mail all’indirizzo: privacy@campagnolo.com

Al fine di garantire la riservatezza dell’Interessato che effettui la richiesta di esercizio dei diritti in conformità alla normativa vigente, le richieste dovranno pervenire con l’indicazione “RICHIESTA ESERCIZIO DIRITTI PRIVACY - SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING” (nell’oggetto della mail o sulla busta della Raccomandata A/R).

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI: DATI DI CONTATTO. Il Responsabile per la Protezione dei Dati nominato dal Titolare può essere contattato scrivendo al seguente indirizzo e-mail: dpo@campagnolo.com

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO, CATEGORIE DI DATI TRATTATI E BASE GIURIDICA.  Il Dati sono trattati al solo fine di gestire e dare seguito alle segnalazioni pervenute alla Società ai sensi della normativa whistleblowing riguardante la protezione delle persone che segnalano illeciti di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo (come definito nel D.Lgs. n. 24/2023). Per “gestione delle segnalazioni” si intende sia la gestione del canale/dei canali attivati dalla Società, sia la gestione delle segnalazioni pervenute (ad es. allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte alla verifica della fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e all’adozione dei conseguenti provvedimenti), in conformità alla procedura adottata dalla Società per la gestione delle segnalazioni.

Per la realizzazione della suestesa finalità, il Titolare tratta i dati di natura personale contenuti nella segnalazione e quelli raccolti nel corso della sua gestione. Nello specifico, a seconda dei casi, il Titolare tratta:

  • Dati personali di natura comune (art. 6 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati identificativi (es. nome e cognome), dati relativi all’ubicazione (es. indirizzo di residenza), dati di contatto (es. numero di telefono, e-mail), mansione/ruolo, azienda di appartenenza ecc.;
  • Dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, l’appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale dell’interessato.

Il trattamento è effettuato:

  • per i dati personali di natura comune, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, per adempiere un obbligo legale a cui è soggetta l’Azienda (D.Lgs. n. 24/2023);
  • per i dati personali appartenenti a particolari categorie, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett.b) GDPR, per adempiere un obbligo legale a cui è soggetta l’Azienda;

 “Si precisa che la segnalazione, se effettuata dal segnalante mediante la linea telefonica utilizzata dalla Società, previo consenso del segnalante ai sensi dell’art. 14, co. 2, del D.Lgs. 24/2023, sarà documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale”.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO. Il trattamento dei Dati è effettuato con modalità cartacee e strumenti informatici, nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all’art. 32.1 GDPR, nonché con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa integrità, riservatezza e disponibilità. Si informa in particolare che, nel rispetto del D.Lgs. n. 24/2023, la Società utilizza – tra le altre – la misura di sicurezza della crittografia, al fine di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto e della relativa documentazione. I trattamenti di cui alla presente Informativa non sono oggetto di processi decisionali automatizzati.

FONTE DEI DATI PERSONALI. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO. I Dati, inclusi quelli di soggetti diversi dal segnalante, sono contenuti nella segnalazione e/o raccolti successivamente nel corso della gestione della segnalazione, se del caso anche attraverso fonti accessibili al pubblico. Il conferimento dei dati personali è facoltativo; tuttavia, eventuali segnalazioni anonime verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI. I Dati non sono diffusi. Il personale aziendale incaricato di gestire la segnalazione è stato appositamente autorizzato al trattamento dei Dati ai sensi dell’art. 29 GDPR, ricevendo specifiche istruzioni operative dal Titolare. Si informa che, nel caso in cui la segnalazione venga trasmessa alle Autorità competenti, i Dati possono essere conosciuti e trattati da queste ultime in qualità di autonomi Titolari del trattamento. I Dati possono, altresì, essere comunicati e/o conosciuti da fornitori di servizi del Titolare che li trattano, a seconda dei casi, in qualità di autonomi Titolari del trattamento (es. legali) o di Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR (es. fornitore esterno incaricato della manutenzione del canale di segnalazione).  Il Registro aggiornato dei Responsabili del trattamento è conservato presso la sede del Titolare e può essere consultato su richiesta dell’Interessato.

TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI. I Dati non sono trasferiti verso paesi non appartenenti all’Unione Europea/Spazio SEE, né verso Organizzazioni Internazionali. Qualora tale trasferimento si rendesse necessario per realizzare le finalità di cui alla presente informativa il Titolare garantisce che il medesimo avverrà nel pieno rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e ss.), al fine di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato. Il trasferimento avverrà dunque verso Paesi che la Commissione Europea ha ritenuto garantiscano un livello di protezione adeguato, in conformità a quanto stabilito dall’art. 44 GDPR oppure nel rispetto di specifiche clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, a condizione che il destinatario dei dati fornisca garanzie adeguate e che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. Eventuali deroghe a quanto sopra avverranno solo nel rispetto dell’art. 49 GDPR.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Si informa che, decorsi i termini di cui sopra, i Dati saranno oggetto di cancellazione o anonimizzazione irreversibile. Un periodo più lungo di conservazione dei dati potrà essere determinato da legittime richieste formulate dalle Autorità oppure dalla partecipazione del Titolare a procedure giudiziarie che implichino il trattamento dei Dati. 

DIRITTI DELL’INTERESSATO. RECLAMO ALL’AUTORITA’ DI CONTROLLO. Contattando il Titolare con le modalità indicate nella sezione “TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO” della presente informativa, l’Interessato ha diritto di esercitare i diritti che gli sono riconosciuti dal GDPR – nei limiti di quanto previsto dall’art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003 – ossia di richiedere: a) l’accesso ai Dati che lo riguardano; b) la rettifica dei Dati; c) la cancellazione dei Dati, nei limiti previsti dal GDPR; d) la limitazione del trattamento dei Dati, qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 18 GDPR; e) la portabilità dei Dati in un formato strutturato, nei casi di cui all’art. 20 GDPR; f) l’opposizione al trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 21 GDPR. Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR, egli ha altresì il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo. Si informa che, in Italia, tale Autorità è rappresentata dal Garante per la Protezione dei dati personali, con sede a Roma.