Campagnolo S.r.l. ist sich der Bedeutung der Einrichtung geeigneter Meldekanäle zum Schutz der Integrität des Unternehmens und zur Gewährleistung der Einhaltung der Grundsätze von Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz, auch gegenüber Dritten, bei der Ausübung der Unternehmenstätigkeit bewusst und hat daher Maßnahmen zur Einrichtung geeigneter Meldekanäle gemäß dem gesetzesvertretenden Dekret Nr. 24/2023 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 getroffen.
Mit dem vorliegenden Informationsschreiben möchte Campagnolo S.r.l. die größtmögliche Verbreitung aller nützlichen Informationen über die Kanäle, Verfahren und Voraussetzungen für interne und externe Meldungen unter allen Adressaten fördern.
WER MELDEN KANN
Personen, die im Arbeitsumfeld des Unternehmens tätig sind, und zwar in ihrer Eigenschaft als:
- Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen,
- Selbstständige und freie Mitarbeiter(innen), die ihre Arbeit für das Unternehmen verrichten,
- Freiberufler und Berater, die für das Unternehmen tätig sind,
- bezahlte und unbezahlte Volontäre und Praktikanten, die für das Unternehmen arbeiten,
- Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen im Unternehmen, auch falls diese Funktionen nur de facto ausgeübt werden,
auch wenn das Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, sofern die Informationen über die Rechtsverletzung während des Auswahlverfahrens oder in anderen vorvertraglichen Phasen erlangt wurden, beziehungsweise während der Probezeit oder nach Beendigung des Rechtsverhältnisses, wenn die Informationen über die Rechtsverletzung während der Dauer des Rechtsverhältnisses erlangt wurden.
WELCHE VERHALTENSWEISEN GEMELDET WERDEN KONNEN
Relevante Meldungen sind Meldungen über Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die dem öffentlichen Interesse oder der Integrität des Unternehmens schaden, von denen die hinweisgebende Person im Rahmen ihrer Arbeit Kenntnis erlangt hat und die bestehen in:
- Straftaten, die in den Geltungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union fallen und in Zusammenhang mit folgenden Bereichen stehen: öffentliches Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit und-konformitat, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit, Lebens- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und Datenschutz sowie Sicherheit von Informationsnetzen und -systemen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die den finanziellen Interessen der Europäischen Union schaden;
- Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt, einschließlich Verstößen gegen die EU-Vorschriften für Wettbewerb und staatliche Beihilfen sowie auf dem Gebiet der Körperschaftssteuer.
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die dem Ziel oder Zweck der oben genannten Rechtsakte der Europäischen Union zuwiderlaufen.
Ausgeschlossen von den relevanten Meldungen sind Einwände, Ansprüche oder Forderungen, die mit einem persönlichen Interesse der hinweisgebenden Person verbunden sind und sich ausschließlich auf ihre individuellen beruflichen Beziehungen oder auf ihre beruflichen Beziehungen zu hierarchisch übergeordneten Personen beziehen.
Ebenfalls ausgeschlossen sind Mitteilungen, die offensichtlich unbegründet sind, Informationen, die bereits in vollem Umfang öffentlich verfügbar sind, sowie Informationen, die nur aufgrund von Indiskretionen oder durch kaum verlässliches Hörensagen erworben wurden (sogenannte Gerüchte).
MERKMALE VON MELDUNGEN
Um eine ordnungsgemäße Bearbeitung zu gewährleisten, muss die Meldung so detailliert wie möglich sein, damit die zuständigen Personen, die die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten, den Sachverhalt überprüfen können. Insbesondere sollten Meldungen folgende Angaben enthalten:
- die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen der Sachverhalt, der Gegenstand der Meldung ist, eingetreten ist;
- die Beschreibung des Sachverhalts;
- die Personalien oder andere Elemente, die die Identifizierung der Person ermöglichen, der der gemeldete Sachverhalt zuzuordnen ist;
- ggf. beigefügte Dokumente;
- Personen, die möglicherweise Kenntnis von dem Sachverhalt haben.
Zu beachten ist, dass die hinweisgebende Person angeben muss, dass es sich um eine Meldung gemäß diesem Gesetz (Hinweisgeberschutzgesetz) handelt, damit ihre Identität vertraulich behandelt wird und sie im Falle von Vergeltungsmaßnahmen den Schutz genießt.
Auch anonyme relevante Meldungen werden, soweit möglich, vom Kanalmanager bearbeitet. Wird die anonyme hinweisgebende Person in der Folge identifiziert, gelten im Falle von Vergeltungsmaßnahmen die gleichen Schutzmaßnahmen.
INTERNE MELDEKANALE
Um die Übermittlung der relevanten Meldungen zu ermöglichen, richtet das Unternehmen nach Anhörung des Betriebsrats die folgenden Meldekanäle ein und hält sie offen:
- gewöhnliche Briefpost, Anschrift: Campagnolo Srl, Gestore Canale WBL, via della Chimica, 4 – 36100 – Vicenza – Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, muss die Meldung von der hinweisgebenden Person in einem versiegelten Umschlag mit dem ausdrücklichen Hinweis „Segnalazione Whistleblowing“ (Whistleblowing-Meldung) gesendet werden;
- telefonisch nur werktags von 9.00 bis 12.00 Uhr unter der Nummer +39 346 680 4295 mit Weiterleitung an den Kanalmanager; um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, muss die hinweisgebende Person mitteilen, dass sie beabsichtigt, eine Whistleblowing-Meldung zu machen;
- über den Online-Kanal :https://campagnolo.integrityline.com/
Wenn die hinweisgebende Person um ein persönliches Treffen bittet, wird dieses vom Kanalmanager innerhalb eines angemessenen Zeitraums und in einer Weise arrangiert, die die Vertraulichkeit wahrt.
[Unternehmen] garantiert in voller Übereinstimmung mit dem Whistleblowing-Dekret, dass die oben genannten Kanäle die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Person und der in der Meldung genannten Person sowie des Inhalts der Meldung und der entsprechenden Dokumentation gewährleisten.
Die Verwaltung des Meldekanals ist der Personalleitung in den Personen von Chiara Perotto, Maria Pia Zanin und Giovanni Frison (die „Kanalmanager“) anvertraut.
Für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Meldung können interne oder externe Personen hinzugezogen werden, die sich nicht in einem Interessenkonflikt befinden und in jedem Fall an die in der Verordnung festgelegten Geheimhaltungspflichten gebunden sind.
VERFAHREN FÜR DIE BEARBEITUNG VON MELDUNGEN
Der Kanalmanager führt die folgenden Tätigkeiten aus:
- Er stellt der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung aus.
- Er hält den Kontakt mit der hinweisgebenden Person aufrecht und bittet sie gegebenenfalls um ergänzende Angaben.
- Er untersucht die eingegangenen Meldungen gewissenhaft, indem er die mit der Bearbeitung der Meldung betrauten Personen hinzuzieht;
- Er gibt innerhalb von drei Monaten nach dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung vorliegt, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist nach Einreichung der Meldung eine Rückmeldung zu der Meldung.
DER EXTERNE MELDEKANAL (ANAC)
Die hinweisgebende Person kann eine externe Meldung über die speziell von der ANAC eingerichteten Kanäle machen, wenn zum Zeitpunkt der Meldung eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Der unternehmensinterne Meldekanal ist nicht eingerichtet oder erfüllt, selbst wenn er eingerichtet ist, nicht die Anforderungen des gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 24/2023; die Person, die eine Meldung macht, hat bereits eine interne Meldung gemacht, die nicht weiterverfolgt wurde; die Person, die die Meldung macht, hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass die Meldung nicht wirksam weiterverfolgt würde, wenn sie eine interne Meldung machen würde, oder dass die Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen mit sich bringen könnte; die Person, die die Meldung macht, hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte. Siehe https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing (Italienisch)
Die Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO Nr. 679/2016 und dem gesetzesvertretenden Dekret Nr. 24/2023 verarbeitet.
Siehe beigefügte Datenschutzerklärung.